Thủ tục thay đổi con dấu doanh nghiệp đơn giản

Con dấu doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc xác định danh tính và khẳng định tính pháp lý của doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh. Vì thế, việc thay đổi con dấu doanh nghiệp cần được thực hiện đúng quy định để đảm bảo tính hợp pháp và tránh những hậu quả không đáng có. Bài viết này ONTAX sẽ cung cấp cho bạn những quy định và thủ tục thay đổi con dấu doanh nghiệp.

Con dấu doanh nghiệp là gì ?

Con dấu doanh nghiệp là công cụ được sử dụng để đóng dấu lên các văn bản, hợp đồng, tài liệu cho doanh nghiệp, con dấu này được khắc riêng để đại diện cho doanh nghiệp theo quy định con dấu doanh nghiệp. Với con dấu trên các văn bản hay tài liệu sẽ nhằm xác thực tính pháp lý và cam kết trách nhiệm của doanh nghiệp.

>> Xem thêm: Những quy định con dấu doanh nghiệp mới nhất

Thay đổi con dấu doanh nghiệp là như thế nào

Thay đổi con dấu doanh nghiệp là công việc mà doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi con dấu doanh nghiệp để khắc con dấu mới thay thế cho con dấu cũ, khi có sự thay đổi nội dung trong con dấu doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên thực hiện việc này một cách cẩn thận và chu đáo để tránh những rủi ro không mong muốn.

Khi nào mới cần thay đổi con dấu doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần thay đổi con dấu doanh nghiệp trong các trường hợp sau:

• Con dấu bị biến dạng, mòn, hư hỏng, bị mờ, nứt vỡ và không thể sử dụng được nữa.
• Thay đổi tên công ty: Khi doanh nghiệp đổi tên, thông tin tên mới cần được thể hiện trên con dấu mới.
• Thay đổi địa chỉ: Khi doanh nghiệp chuyển trụ sở chính hoặc chi nhánh sang quận/huyện/tỉnh/thành phố khác, thông tin địa chỉ mới cần được cập nhật trên con dấu.
• Thay đổi chất liệu con dấu: Là lựa chọn chất liệu con dấu phù hợp với nhu cầu nâng cao chất lượng con dấu để tăng độ bền và tính bảo mật hoặc đáp ứng các mục đích sử dụng khác nhau.
• Con dấu bị mất
• Doanh nghiệp muốn thay đổi hình thức, nội dung theo nhu cầu.
• Thay đổi nội dung đăng ký công ty: trong trường hợp con dấu cũ là tên công ty vẫn hiển thị là số đăng ký công ty chứ không hiển thị là mã công ty.
• Doanh nghiệp có nhu cầu khắc thêm con dấu mới với mẫu mã tự quyết định.

Quy định của pháp luật về con dấu doanh nghiệp

Việc tuân thủ các quy định của pháp luật về con dấu doanh nghiệp vô cùng cần thiết và quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp và pháp lý của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần lưu ý cũng như xem xét kỹ những quy định về con dấu doanh nghiệp cũng như những thay đổi con dấu doanh nghiệp.

Quy định về hình thức, nội dung, quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp

Theo pháp luật tại Điều 43 của Luật doanh nghiệp 2020 quy định về việc sử dụng con dấu doanh nghiệp:

• Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
• Doanh nghiệp tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung con dấu doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp.
• Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

>> Tham khảo thêm: Cập nhật luật mới nhất về sử dụng con dấu doanh nghiệp

Xử phạt hành vi làm sai quy định về con dấu doanh nghiệp

Khi các doanh nghiệp làm sai theo những quy định của pháp luật về con dấu doanh nghiệp sẽ bị xử phạt theo quy định.

Vi phạm các quy định về quản lý và sử dụng con dấu

Đối với quy định về quản lý và sử dụng con dấu, sẽ bị phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với các hành vi sau:

• Không thực hiện thủ tục cấp lại khi Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu bị mất.
• Không thực hiện thủ tục đổi lại Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và nộp lại Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu khi Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu bị hỏng.
• Không thông báo mẫu con dấu cho cơ quan, tổ chức có liên quan biết trước khi sử dụng.
• Không ban hành quy định nội bộ về quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức mình.

Ngoài ra, còn có các mức phạt khác như phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với việc tự ý mang con dấu ra khỏi trụ sở cơ quan, tổ chức và phạt từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với việc không giao nộp con dấu theo quyết định của cơ quan thẩm quyền hoặc cơ quan đăng ký mẫu con dấu tại Điều 13 Nghị định 144/2021/NĐ-CP.

Xử phạt hành vi làm giả con dấu

Theo Điều 341 Bộ luật Hình sự 2017 quy định:

Người nào làm giả con dấu, tài liệu hoặc giấy tờ khác của cơ quan, tổ chức hoặc sử dụng con dấu, tài liệu hoặc giấy tờ giả thực hiện hành vi trái pháp luật, thì bị phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng, phạt cải tạo không giam giữ đến 3 năm hoặc phạt tù từ 6 tháng đến 2 năm.

Bị phạt từ từ 2 năm đến 5 năm phạm tội thuộc các trường hợp sau:

• Có tổ chức
• Phạm tội 2 lần trở lên
• Làm từ 2 đến 5 con dấu, tài liệu hoặc giấy tờ khác.
• Sử dụng con dấu, tài liệu hoặc giấy tờ khác thực hiện tội phạm ít nghiêm trọng hoặc tội phạm nghiêm trọng.

Bị phạt tù từ 3 năm đến 7 năm phạm tội trong các trường hợp:

• Làm 6 con dấu, tài liệu hoặc giấy tờ khác trở lên.
• Sử dụng con dấu, tài liệu hoặc giấy tờ khác thực hiện tội phạm rất nghiêm trọng hoặc tội phạm đặc biệt nghiêm trọng.
• Thu lợi bất chính 50.000.000 đồng trở lên

Thủ tục thay đổi con dấu doanh nghiệp

Trước khi thay đổi con dấu doanh nghiệp thì mọi doanh nghiệp đều cần phải trải qua bước làm thủ tục thay đổi con dấu doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần chuẩn bị những tài liệu hồ sơ đầy đủ cũng như nắm chắc về các bước trong thủ tục để có thể thay đổi con dấu doanh nghiệp hợp lý và hợp pháp.

Hồ sơ thay đổi con dấu doanh nghiệp

Hồ sơ thay đổi con dấu doanh nghiệp bao gồm:

• Thông báo thay đổi mẫu dấu doanh nghiệp tại Phụ lục II-9, Thông tư 02/2019/TT-BKHĐT.
• Giấy ủy quyền ( nếu ủy quyền cho một cá nhân, tổ chức thực hiện đăng ký lại mẫu con dấu).
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao công chứng)
• Bản sao công chứng căn cước công dân/chứng minh nhân dân của người đại diện theo pháp luật.

>> Xem thêm: Hướng dẫn làm thủ tục đăng ký mẫu con dấu doanh nghiệp

Thủ tục thay đổi con dấu doanh nghiệp

Bước 1:

Doanh nghiệp có thể tiến hành khắc con dấu mới, doanh nghiệp sẽ liên hệ với các công ty khắc con dấu hoặc liên hệ với phòng đăng ký kinh doanh để hỏi các cơ sở khắc dấu, phải đảm bảo trong việc lựa chọn công ty có đủ điều kiện khắc con dấu theo quy định.

Bước 2: 

Sau khi doanh nghiệp đã có con dấu mới và có đầy đủ về hồ sơ tài liệu cần chuẩn bị thì doanh nghiệp sẽ tiến hành nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh, thành phố nơi công ty đặt trụ sở.

Thời gian có hiệu lực của con dấu là 3 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ theo quy định.

Lưu ý:

Nếu doanh nghiệp đã đăng ký con dấu cũ trước ngày 01/07/2015 thì doanh nghiệp sẽ phải tiến hành trả lại mẫu con dấu, giấy chứng nhận mẫu dấu đã được cấp trước đây cho cơ quan công an sau khi con dấu mới đã được đăng ký. Hồ sơ cần chuẩn bị như:

• Công văn trả con dấu
• Con dấu cũ
• Giấy chứng nhận sử dụng con dấu cũ
• Giấy phép đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp

Còn nếu trường hợp con dấu doanh nghiệp đã đăng ký sau ngày 01/07/2015 thì doanh nghiệp sẽ phải tự hủy con dấu cũ hoặc có thể giữ nhưng điều lưu ý là doanh nghiệp không được sử dụng con dấu để đóng vào các hồ sơ sau khi con dấu mới đã được đăng ký.

Nhìn chung, con dấu doanh nghiệp thực sự rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc doanh nghiệp thay đổi con dấu doanh nghiệp là một việc cần phải lưu ý và đặc biệt quan tâm để có thể làm thủ tục thay đổi con dấu doanh nghiệp một cách hiệu quả và hợp pháp. Nếu bạn đang quan tâm về dịch vụ thành lập doanh nghiệp hãy liên hệ với ONTAX để được tư vấn miễn phí.