Trong bài viết này, Ontax sẽ cùng bạn tìm hiểu phần mềm quản lý tài chính là gì? chức năng, lợi ích và các tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý tài chính phù hợp để doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả quản trị tài chính.
Phần mềm quản lý tài chính là gì?
5 tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp
Hình 1: Phần mềm quản lý tài chính là gì?
Mục Lục Bài Viết
Phần mềm quản lý tài chính là gì?
Phần mềm quản lý tài chính là một công cụ số hóa giúp doanh nghiệp quản lý và kiểm soát các hoạt động tài chính một cách hiệu quả.
Các chức năng của phần mềm quản lý tài chính
- Quản lý hạch toán: Theo dõi thu – chi tiền mặt, lập và quản lý các khoản thu, chi, dự báo và quản lý dòng tiền.
- Quản lý kế toán và báo cáo tài chính: Ghi chép và theo dõi sổ sách kế toán, tự động tạo các báo cáo tài chính như bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, theo dõi và quản lý các khoản phải thu, phải trả.
- Quản lý ngân sách và dự toán: Lập và quản lý ngân sách hoạt động, so sánh thực tế với dự toán, cảnh báo các khoản vượt ngân sách.
- Quản lý thuế và tuân thủ pháp lý: Tính toán và kê khai các khoản thuế, theo dõi các nghĩa vụ thuế và các khoản phải nộp.
- Phân tích và báo cáo tài chính: Tạo các báo cáo phân tích tài chính, theo dõi các chỉ số tài chính quan trọng, hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu tài chính.
Các phần mềm quản lý tài chính khác nhau có thể cung cấp một số hay tất cả các chức năng trên, tùy thuộc vào nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp.
Lợi ích của phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp
Việc sử dụng phần mềm quản lý tài chính mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp, bao gồm:
- Tăng tính chính xác và minh bạch: Tự động hóa các quy trình kế toán, giảm thiểu sai sót, cung cấp dữ liệu tài chính chính xác và kịp thời, tăng tính minh bạch trong quản lý tài chính.
- Cải thiện hiệu quả và tính năng động: Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, tiết kiệm thời gian và nhân lực, hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng dựa trên dữ liệu thời gian thực, tăng tính linh hoạt trong quản lý tài chính.
- Nâng cao khả năng kiểm soát và quản lý rủi ro: Cảnh báo sớm các vấn đề tài chính như vượt ngân sách – nợ quá hạn, tăng cường khả năng quản lý rủi ro tài chính, hỗ trợ tuân thủ các quy định pháp lý về tài chính.
- Cải thiện ra quyết định và lập kế hoạch: Cung cấp các báo cáo và phân tích tài chính chi tiết, hỗ trợ lập kế hoạch, dự toán và dự báo tài chính chính xác, nâng cao chất lượng ra quyết định dựa trên số liệu tài chính.
- Tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu suất:Giảm thiểu chi phí nhân công cho công tác kế toán và tài chính, tăng cường hiệu suất và năng suất lao động, tối ưu hóa các quy trình tài chính.
Tham khảo thêm: Quy định báo cáo thuế – 2 Thời hạn để nộp báo cáo thuế mà các doanh nghiệp nên biết.
Lợi ích của phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp
Hình 3: Các lợi ích
Cách lựa chọn phần mềm quản lý tài chính phù hợp
Nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp xác định các chức năng và tính năng quan trọng nhất cho doanh nghiệp đánh giá quy mô, ngành nghề và sự phức tạp của hoạt động tài chính lựa chọn phần mềm có đủ khả năng đáp ứng các nhu cầu hiện tại và tương lai. Tính tích hợp và tương thích đảm bảo phần mềm tích hợp được với các hệ thống khác như ERP, CRM (So sánh CRM và ERP: Nên chọn hệ thống nào để quản trị doanh nghiệp?). Xem xét tính tương thích với các tiêu chuẩn, quy định pháp lý hiện hành.
Tính sẵn sàng và hỗ trợ: Đánh giá mức độ sẵn sàng và khả năng cập nhật phần mềm Kiểm tra chất lượng và tính kịp thời của dịch vụ hỗ trợ. Khả năng tùy biến và mở rộng xem xét khả năng tùy biến phù hợp với quy trình riêng của doanh nghiệp, đảm bảo phần mềm có thể mở rộng và nâng cấp khi nhu cầu thay đổi chi phí và hiệu quả đầu tư cân nhắc chi phí mua, triển khai và vận hành phần mềm, so sánh lợi ích và chi phí để đánh giá hiệu quả đầu tư
Uy tín và phản hồi của người dùng: Tìm hiểu về uy tín, chất lượng sản phẩm và dịch vụ của nhà cung cấp, tham khảo phản hồi và đánh giá của khách hàng sử dụng phần mềm, quá trình lựa chọn phần mềm quản lý tài chính phù hợp đòi hỏi phải xem xét kỹ lưỡng các tiêu chí trên, đảm bảo lựa chọn được giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp.
Tham khảo thêm: Kiểm toán nội bộ là gì ? Quy trình kiểm toán nội bộ hiệu quả với 4 bước
5 tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp
Tính năng và khả năng đáp ứng nhu cầu: Xem xét các chức năng quan trọng như kế toán, quản lý thu chi, báo cáo tài chính, quản lý ngân sách,… Đảm bảo phần mềm đáp ứng đủ nhu cầu hiện tại và có khả năng mở rộng trong tương lai.
Tính tích hợp và tương thích: Phần mềm nên có giao diện đơn giản và dễ sử dụng giúp nhân viên có thể dễ dàng tiếp cận và sử dụng phần mềm hiệu quả. Giao diện người dùng trực quan, dễ học và thân thiện, có khả năng tùy biến phù hợp với quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp.
Hỗ trợ và bảo mật: An ninh thông tin là vấn đề rất quan trọng. Phần mềm phải bảo vệ an toàn thông tin dữ liệu của doanh nghiệp trước các mối đe dọa an ninh mạng và phải tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin. Một đơn vị cung cấp phần mềm lâu năm và uy tín trên thị trường có thể là lựa chọn đáng tin cậy giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu về bảo mật thông tin.
Hỗ trợ kỹ thuật và đào tạo: Phần mềm nên đi kèm với dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật đáng tin cậy, bao gồm cả hỗ trợ trực tuyến, điện thoại và tài liệu hướng dẫn. Đồng thời, việc có các chương trình đào tạo cho nhân viên sử dụng phần mềm cũng rất quan trọng.
Hiệu quả kinh tế: Chi phí triển khai, vận hành và bảo trì phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp. Đem lại lợi ích vượt trội so với chi phí đầu tư.
Việc cân nhắc kỹ lưỡng các tiêu chí trên sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn được phần mềm quản lý tài chính phù hợp và mang lại hiệu quả cao nhất.
Có nên dùng phần mềm quản lý tài chính miễn phí không?
- Ưu điểm:
Tiết kiệm được chi phí: Phần mềm quản lý tài chính miễn phí giúp cho các doanh nghiệp có thể tiết kiệm được nhiều chi phí hơn so với việc sử dụng phần mềm có phí.
Tiện lợi cho các doanh nghiệp: Phần mềm miễn phí thường có giao diện thân thiện và dễ dàng sử dụng, giúp người dùng dễ dàng tiếp cận và có thể sử dụng mà không phải tốn nhiều công sức vào việc tìm hiểu cách sử dụng.
- Nhược điểm
Rủi ro về tính năng bảo mật: Một số phần mềm miễn phí có thể không có các tính năng bảo mật đủ mạnh mẽ, do đó gây ra rủi ro về lỗ hổng bảo mật và rò rỉ thông tin cá nhân hoặc tài chính của công ty.
Hạn chế một số tính năng: Phần mềm quản lý tài chính miễn phí thường có tính năng hạn chế so với các phần mềm trả phí, không có các tính năng nâng cao và tùy chỉnh đặc biệt, do đó không đáp ứng được các nhu cầu chuyên biệt của doanh nghiệp.
Rủi ro mất mát thông tin của doanh nghiệp: Đối với phần mềm miễn phí, sẽ không có sự hỗ trợ kỹ thuật đáng tin cậy từ nhà cung cấp. Điều này có thể gây khó khăn khi gặp trục trặc kỹ thuật hoặc cần sự hỗ trợ từ nhà cung cấp đặc biệt là khi kết xuất lại thông tin, dữ liệu đã được lưu vào phần mềm
Tham khảo thêm : TOP 10 ứng dụng, phần mềm quản lý chi tiêu miễn phí, tiện lợi cho cá nhân và gia đình
Có nên dùng phần mềm quản lý tài chính miễn phí không?
Hình 5: Có nên dùng phần mềm quản lý tài chính miễn phí không?
Dựa trên việc phân tích các yếu tố trên, doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm quản lý tài chính phù hợp với nhu cầu, nguồn lực và mục tiêu phát triển của mình, đảm bảo tính hiệu quả, an toàn và bền vững lâu dài. Hy vọng bài viết sẽ đem đến nhiều lợi ích cho bạn.
Tìm hiểu thêm: 7 vấn đề khó khăn khi quản trị tài chính doanh nghiệp