Trong bài viết dưới này ONTAX sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về hóa đơn điện tử và những thông tin cơ bản, quy định theo pháp luật về hóa đơn điện tử. Trong thời đại hiện nay, hóa đơn điện tử là một phần không thể thiếu trong hệ thống quản lý hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Với nhiều ưu điểm vượt bậc so với hóa đơn giấy nó không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn giúp nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Mục Lục Bài Viết
Hóa đơn điện tử là gì ?
Theo quy định tại Điều 3 của Thông tư 32/2011/TT-BTC về các khái niệm hóa đơn điện tử là như thế nào:
Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thực hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung quy định tại Điều 6 của Thông tư 32/2011/TT-BTC.
Người mua có thể nhận hóa đơn đỏ điện tử qua email, sms hoặc thông qua tổ chức trung gian hóa đơn điện tử. Việc sử dụng hóa đơn đỏ điện tử là xu hướng tất yếu trong thời đại số, giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, tạo thuận lợi cho giao dịch.
Hóa đơn điện tử sẽ được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Mã hóa đơn điện tử là gì? Là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
Còn đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
>>Xem thêm: Quy trình 6 bước làm việc của kế toán doanh nghiệp
Các loại hóa đơn điện tử
Theo quy định tại Điều 3 của Thông tư 32/2011/TT-BTC có các loại hóa đơn điện tử sau:
Hóa đơn giá trị gia tăng
Đây là một loại hóa đơn được áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ để thực hiện việc khai thuế theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn giá trị gia tăng sẽ bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Hóa đơn bán hàng
Hóa đơn này sẽ áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ để thực hiện việc khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp, nó bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Các loại hóa đơn khác
Các loại hóa đơn khác sẽ bao gồm như: hóa đơn xuất khẩu, tem, vé, phiếu thu tiền bảo hiểm, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,….
Điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn
Theo Mục 2 của Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định người khởi tạo hóa điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:
- Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế, hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
- Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn.
- Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
- Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
- Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán.
- Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng với các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ.
Nội dung của hóa đơn điện tử
Theo Điều 6 của Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định hóa đơn điện tử có nội dung sau:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn
Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua
- Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.
Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền cần phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
- Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
Thủ tục lập hóa đơn điện tử
Theo quy định tại Điều 8 của Thông tư 32/2011/TT-BTC:
Lập hóa đơn điện tử là việc thiết lập đầy đủ các thông tin theo quy định khi bán hàng hóa, dịch vụ trên định dạng hóa đơn đã được xác minh. Các hình thức lập hóa đơn điện tử như:
- Người bán hàng hóa, dịch vụ thực hiện lập hóa đơn tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của người bán.
- Người bán hàng hóa, dịch vụ truy cập vào chương trình hệ thống lập điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa để khởi tạo và lập hóa đơn điện tử.
Có 2 hình thức gửi hóa đơn điện tử:
- Gửi trực tiếp: Người bán hàng hóa, dịch vụ sẽ thực hiện lập hóa đơn tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của người bán, ký điện tử trên hóa đơn và truyền trực tiếp đến hệ thống của người mua theo cách thức truyền nhận hóa đơn đã thỏa thuận giữa hai bên.
- Gửi thông qua tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử: Người bán hàng hóa, dịch vụ truy cập vào chương trình hệ thống lập điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo, lập hóa đơn điện tử bằng chương trình lập hóa đơn của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn
Tóm lại, hóa đơn điện tử là một xu hướng tất yếu và là yếu tố quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hóa đơn điện tử là công cụ vô cùng hữu ích để giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động. Do đó, các cá nhân hay doanh nghiệp cần nắm bắt và xem xét kĩ để mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp. Bài viết trên ONTAX đã mang lại những chia sẻ sâu sắc về hóa đơn điện tử, mong những kiến thức trên sẽ mang lại hữu ích cho bạn.
Nếu bạn đang tìm kiếm dịch vụ kế toán thuế hỗ trợ các vấn đề liên quan đến kế toán hãy click vào để được tư vấn miễn phí.