Trong kinh doanh của doanh nghiệp, con dấu là một công cụ quan trọng, đóng vai trò trong việc xác thực các văn bản, hợp đồng của doanh nghiệp. Việc sử dụng con dấu doanh nghiệp đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi và uy tín của doanh nghiệp với pháp luật. ONTAX sẽ cập nhật cho bạn những thông tin hữu ích mới nhất về luật sử dụng con dấu doanh nghiệp trong bài viết này.
Mục Lục Bài Viết
Con dấu doanh nghiệp là gì ?
Con dấu doanh nghiệp là công cụ được sử dụng để đóng dấu lên các văn bản, hợp đồng, tài liệu cho doanh nghiệp, con dấu này được khắc riêng để đại diện cho doanh nghiệp theo quy định con dấu doanh nghiệp. Với con dấu trên các văn bản hay tài liệu sẽ nhằm xác thực tính pháp lý và cam kết trách nhiệm của doanh nghiệp.
Sử dụng con dấu doanh nghiệp là gì ?
Sử dụng con dấu doanh nghiệp là việc doanh nghiệp sử dụng con dấu này để đóng dấu lên văn bản, giấy tờ do doanh nghiệp phát hành nhằm xác nhận tính pháp lý của những tài liệu đó. Con dấu doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý của các văn bản, hợp đồng.
>> Xem thêm: Giấy phép kinh doanh là gì ?
Quy định của pháp luật về sử dụng con dấu doanh nghiệp
Để có thể sử dụng con dấu doanh nghiệp một cách đúng cách thì doanh nghiệp cần phải nắm rõ về những quy định sử dụng con dấu doanh nghiệp. Việc nắm rõ những quy định mới nhất về sử dụng con dấu sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng tính pháp lý theo quy định của pháp luật.
Điều kiện để sử dụng con dấu
Theo pháp luật tại Điều 43 của Luật doanh nghiệp 2020 quy định về việc sử dụng con dấu doanh nghiệp:
- Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
- Doanh nghiệp tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung con dấu doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp.
- Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.
Hình ảnh, ngôn ngữ không được sử dụng trong nội dung mẫu con dấu
Tại Điều 14 Nghị định 96/2015/NĐ-CP pháp luật quy định, doanh nghiệp không được sử dụng những hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu trong nội dung hoặc làm hình thức mẫu con dấu:
- Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
- Hình ảnh, biểu tượng, tên của nhà nước, cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp.
- Từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam.
Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm bảo đảm tuân thủ quy định pháp luật về sở hữu trí tuệ và pháp luật có liên quan khi sử dụng hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu trong nội dung hoặc làm hình thức mẫu con dấu.
Các hành vi bị nghiêm cấm
Theo Điều 6 Nghị định 99/2016/NĐ-CP quy định, các hành vi bị nghiêm cấm về sử dụng con dấu sau:
- Làm giả con dấu, sử dụng con dấu giả.
- Mua bán con dấu, tiêu hủy trái phép con dấu.
- Sử dụng con dấu hết giá trị sử dụng.
- Cố ý làm biến dạng, sửa chữa nội dung mẫu con dấu đã đăng ký.
- Không giao nộp con dấu theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền hoặc cơ quan đăng ký mẫu con dấu.
- Mượn, cho mượn, thuê, cho thuê, cầm cố, thế chấp con dấu, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức khác để hoạt động.
- Chiếm giữ trái phép, chiếm đoạt con dấu.
- Sử dụng con dấu chưa đăng ký mẫu con dấu.
- Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu.
>> Xem thêm tại: Những quy định con dấu doanh nghiệp mới nhất
Hướng dẫn sử dụng con dấu doanh nghiệp
Để có thể sử dụng con dấu doanh nghiệp đúng cách thì đòi hỏi doanh nghiệp phải biết cách sử dụng con dấu trong doanh nghiệp một cách hợp lý và hợp pháp. Doanh nghiệp cần xem xét về cách đóng dấu theo quy định của pháp luật cũng như cách quản lý con dấu hiệu quả. Dưới đây là những hướng dẫn sử dụng con dấu doanh nghiệp:
Cách đóng dấu theo quy định pháp luật mới nhất
Mỗi con dấu trên văn bản đều có dấu hiệu riêng, tên gọi riêng và mang một đặc điểm khác biệt, hiện nay có cách đóng khác nhau tùy theo từng loại dấu.
Cách đóng dấu chữ ký
Dấu chữ ký là con dấu gắn liền với chữ ký của người có thẩm quyền ký, ban hành văn bản, là con dấu xác nhận giá trị pháp lý của văn bản.
Theo Điều 32,33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định khi đóng dấu chữ ký:
- Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện.
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
- Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng ⅓ chữ ký về phía bên trái.
Cách đóng dấu treo
Con dấu treo là việc sử dụng dấu doanh nghiệp để đóng dấu trang đầu tiên, trùm một phần tên doanh nghiệp hoặc tiêu đề phụ lục đính kèm văn bản chính.
Phương pháp đóng dấu treo sẽ được xác định theo người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định nhưng chưa có quy chuẩn pháp luật.
Khi đóng dấu vào một văn bản không khẳng định được giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ xác nhận rằng văn bản được đóng dấu đó là một phần của văn bản chính, chẳng hạn như bằng cách đóng dấu vào phần phụ lục của văn bản.
Cách đóng dấu giáp lai
Dấu giáp lai là việc đóng dấu thông tin về con dấu trên tất cả các trang của tài liệu để đảm bảo tính xác thực của từng trang tài liệu và ngăn chặn việc thay đổi hoặc làm sai lệch nội dung. Việc đóng dấu vào các văn bản giấy sẽ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể.
Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 5 tờ văn bản.
>> Xem thêm: Hướng dẫn làm thủ tục đăng ký mẫu con dấu doanh nghiệp
Quản lý và sử dụng con dấu
Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.
Doanh nghiệp tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp cho doanh nghiệp mà không phải thực hiện thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Nếu doanh nghiệp làm thêm con dấu, thay đổi màu mực dấu thì thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu theo quy định.
Doanh nghiệp bị mất con dấu, mất giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu thì doanh nghiệp được làm con dấu theo quy định, đồng thời phải thông báo việc mất con dấu cho cơ quan nơi đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.
Tóm lại, con dấu là công cụ rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc sử dụng con dấu doanh nghiệp đúng cách là sẽ giúp doanh nghiệp sử dụng con dấu một cách hợp lý, hợp pháp, bảo vệ quyền lợi và uy tín của doanh nghiệp. Hy vọng bài viết trên sẽ mang lại cho bạn những thông tin bổ ích nhất về sử dụng con dấu doanh nghiệp.