Những quy định của pháp luật về quản lý con dấu doanh nghiệp

Con dấu là công cụ quan trọng để doanh nghiệp khẳng định danh tính, tính pháp lý và đóng vai trò quan trọng trong việc xác thực các văn bản, hợp đồng của doanh nghiệp. Do đó, việc quản lý con dấu doanh nghiệp cần được thực hiện chặt chẽ theo quy định của pháp luật. Trong bài viết này ONTAX sẽ chia sẻ những thông tin về quy định của quản lý con dấu doanh nghiệp.

Con dấu doanh nghiệp là gì ?

Con dấu doanh nghiệp là công cụ được sử dụng để đóng dấu lên các văn bản, hợp đồng, tài liệu cho doanh nghiệp, con dấu này được khắc riêng để đại diện cho doanh nghiệp theo quy định con dấu doanh nghiệp. Với con dấu trên các văn bản hay tài liệu sẽ nhằm xác thực tính pháp lý và cam kết trách nhiệm của doanh nghiệp.

Quản lý con dấu doanh nghiệp là gì ?

Quản lý con dấu doanh nghiệp là việc quản lý con dấu trong tập hợp các quy định, quy trình nhằm đảm bảo việc sử dụng con dấu doanh nghiệp đúng theo quy định của pháp luật, an toàn, hiệu quả, góp phần bảo vệ quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp.

>> Xem thêm: Cập nhật luật mới nhất về sử dụng con dấu doanh nghiệp

Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu

Để quản lý con dấu doanh nghiệp đúng theo quy định của pháp luật thì doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc tại Điều 5 Nghị định 99/2016/NĐ-CP sau:

• Tuân thủ Hiến pháp, pháp luật.
• Bảo đảm công khai, minh bạch, tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan, tổ chức, cá nhân khi thực hiện thủ tục về con dấu.
• Việc đăng ký, quản lý con dấu và cho phép sử dụng con dấu phải bảo đảm các điều kiện theo quy định.
• Con dấu có hình tròn, mặt con dấu làm bằng cao su, trên mặt con dấu có các vòng tròn đồng tâm, in nổi số và chữ.
• Con dấu được sử dụng trong các trường hợp pháp luật có quy định hoặc các bên tham gia giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng con dấu.
• Trên tất cả các văn bản, giấy tờ, chứng từ giao dịch, để có thể đóng dấu thì công ty phải được Giám đốc công ty chấp thuận.
• Công ty có một con dấu là con dấu công ty. Nếu cần thiết, công ty quyết định sử dụng con dấu bổ sung theo quy định của pháp luật.

Quy định về điều kiện và trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc quản lý và sử dụng con dấu

Việc tuân thủ những quy định của pháp luật về điều kiện và trách nhiệm sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo được tính pháp lý và hợp pháp trong việc quản lý con dấu doanh nghiệp. Vì thế, doanh nghiệp cần nắm bắt rõ về những điều kiện và trách nhiệm sau:

Điều kiện để sử dụng con dấu doanh nghiệp

Theo pháp luật tại Điều 43 của Luật doanh nghiệp 2020 quy định về việc sử dụng con dấu doanh nghiệp:

• Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
• Doanh nghiệp tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung con dấu doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp.
• Việc quản lý con dấu doanh nghiệp thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

Có 2 trường hợp mà doanh nghiệp đủ điều kiện để được cấp con dấu:

• Doanh nghiệp chỉ nhận được mẫu con dấu khi đã hoàn tất mọi thủ tục thành lập công ty.
• Doanh nghiệp có được mẫu con dấu khi đã hoàn tất các bước thay đổi con dấu công ty.

Trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc sử dụng con dấu

Trong việc sử dụng và quản lý con dấu doanh nghiệp thì doanh nghiệp cần có trách nhiệm sau:

• Có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc sử dụng và quản lý con dấu doanh nghiệp và ban hành quy định về sử dụng và quản lý con dấu doanh nghiệp cho công ty.
• Cần đăng ký mẫu con dấu và thông báo mẫu con dấu cho doanh nghiệp biết trước khi sử dụng.
• Chấp hành việc kiểm tra, thanh tra, hướng dẫn của cơ quan đăng ký mẫu con dấu.
• Cần giao nộp con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu thuộc các trường hợp bị thu hồi theo quy định của pháp luật.
• Con dấu phải được quản lý chặt chẽ tại trụ sở của công ty, chỉ giám đốc công ty mới được quyết định việc mang con dấu ra ngoài trụ sở để sử dụng giải quyết công việc.
• Doanh nghiệp phải đóng dấu vào văn bản, giấy tờ phải theo đúng quy định của pháp luật.
• Con dấu đang sử dụng bị biến dạng, mòn, hỏng hoặc có thay đổi thì phải thực hiện thủ tục đăng ký lại mẫu con dấu, nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu.
• Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu bị mất phải thực hiện thủ tục cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu.

>>Tham khảo thêm: Thủ tục thay đổi con dấu doanh nghiệp đơn giản

Quy định sử dụng và quản lý con dấu doanh nghiệp

Để có thể sử dụng con dấu một cách hợp pháp và hợp lệ theo đúng quy định của pháp luật thì đòi hỏi doanh nghiệp cần phải nắm bắt những quy định về sử dụng và quản lý con dấu doanh nghiệp một cách chính xác và minh bạch.

Quản lý và sử dụng con dấu

Theo Điều 15 Nghị định 96/2015/NĐ-CP, quy định về sử dụng và quản lý con dấu doanh nghiệp sau:

Các doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01/07/2015 sẽ được tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp cho doanh nghiệp mà không cần phải thực hiện thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Nếu doanh nghiệp làm thêm con dấu, thay đổi màu mực dấu thì thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu theo quy định về đăng ký doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp thành lập ngày 01/07/2015 làm con dấu mới theo quy định thì phải nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp.

Còn với trường hợp doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/07/2015 bị mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu thì doanh nghiệp được làm con dấu theo quy định, đồng thời phải thông báo việc mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan.

 Tuy nhiên, tại Khoản 3 Điều 43 Luật doanh nghiệp 2020 quy định:

Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

>>Xem thêm: Hướng dẫn làm thủ tục đăng ký mẫu con dấu doanh nghiệp

Kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu

Việc kiểm tra quản lý và sử dụng con dấu sẽ bao gồm các hình thức kiểm tra và thẩm quyền kiểm tra.

Hình thức kiểm tra

Có hai hình thức kiểm tra là kiểm tra định kỳ và kiểm tra đột xuất

Với kiểm tra định kỳ thì sẽ thực hiện không quá 1 lần trong một năm. Trước khi kiểm tra thì cơ quan có thẩm quyền sẽ thông báo trước 3 ngày làm việc, được kiểm tra về thời gian, nội dung và thành phần đoàn kiểm tra.

Khi các tổ chức sử dụng con dấu có dấu hiệu vi phạm pháp luật hay có đơn khiếu nại liên quan đến sử dụng và quản lý con dấu doanh nghiệp thì cơ quan sẽ tiến hành kiểm tra đột xuất. Cơ quan có thẩm quyền kiểm tra khi tiến hành kiểm tra con dấu phải thông báo rõ lý do.

Thẩm quyền kiểm tra

Các cơ quan có thẩm quyền kiểm tra:

• Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội có thẩm quyền kiểm tra việc sử dụng và quản lý con dấu doanh nghiệp thuộc thẩm quyền đăng ký mẫu con dấu.
• Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có thẩm quyền kiểm tra việc sử dụng và quản lý con dấu doanh nghiệp.

Tóm lại, việc quản lý con dấu doanh nghiệp theo quy định của pháp luật là trách nhiệm của mọi doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần nâng cao ý thức chấp hành pháp luật về quản lý con dấu để góp phần xây dựng môi trường kinh doanh lành mạnh, minh bạch. Hy vọng bài viết trên sẽ cung cấp cho bạn những thông tin bổ ích nhất về quản lý con dấu doanh nghiệp.