Con dấu doanh nghiệp là một phần đóng vai trò quan trọng và không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Những quy định con dấu doanh nghiệp nó đóng vai trò trong việc khẳng định danh tính, xác thực văn bản và bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp. Bài viết này ONTAX sẽ cung cấp cho bạn thông tin đầy đủ và chi tiết nhất về những quy định pháp luật về con dấu doanh nghiệp.
Mục Lục Bài Viết
Con dấu doanh nghiệp là gì ?
Con dấu doanh nghiệp là công cụ được sử dụng để đóng dấu lên các văn bản, hợp đồng, tài liệu cho doanh nghiệp, con dấu này được khắc riêng để đại diện cho doanh nghiệp theo quy định con dấu doanh nghiệp. Với con dấu trên các văn bản hay tài liệu sẽ nhằm xác thực tính pháp lý và cam kết trách nhiệm của doanh nghiệp.
Theo quy định con dấu doanh nghiệp là dấu hiệu đặc biệt, không trùng lặp, nhằm phân biệt giữa doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác. Chính vì vậy mà con dấu pháp nhân phải được quản lý hết sức cẩn thận để tránh những rủi ro do bị thất lạc, giả mạo.
Mục đích, chức năng của con dấu trong hoạt động kinh doanh
Con dấu doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh và mang lại nhiều lợi ích và xác thực được tính pháp lý cho các giao dịch của doanh nghiệp theo quy định con dấu doanh nghiệp. Dưới đây là các mục đích và chức năng của con dấu:
- Con dấu là biểu tượng của doanh nghiệp thể hiện sự hiện diện trên các giao dịch văn bản. Khi đóng dấu lên các văn bản, hợp đồng, tài liệu con dấu sẽ giúp xác minh được những tài liệu phát hành có con dấu bởi doanh nghiệp sẽ có thẩm quyền và có giá trị pháp lý theo quy định con dấu doanh nghiệp. Con dấu sẽ bảo vệ quyền lợi cho doanh nghiệp, tránh giả mạo.
- Con dấu được sử dụng để ký kết các hợp đồng, thỏa thuận giữa doanh nghiệp với các đối tác, khách hàng. Khi đóng dấu lên các hợp đồng đó con dấu sẽ thể hiện sự đồng ý và cam kết của doanh nghiệp đối với các điều khoản trong hợp đồng theo quy định con dấu doanh nghiệp.
- Con dấu giúp quản lý và kiểm soát việc lưu hành các văn bản nội bộ, đảm bảo tính bảo mật và tính chính xác của thông tin.
- Con dấu cũng góp phần tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp, uy tín của doanh nghiệp với khách hàng và đối tác.
- Việc sử dụng con dấu cũng là một phần của việc tuân thủ các quy định pháp luật về hoạt động kinh doanh. Việc tuân thủ quy định con dấu doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rắc rối pháp lý và các hình thức xử phạt.
>> Xem thêm: 3 Quy trình thành lập doanh nghiệp
Những quy định con dấu doanh nghiệp theo pháp luật mới nhất
Để kinh doanh theo đúng quy định của pháp luật thì doanh nghiệp phải nắm rõ về những quy định con dấu doanh nghiệp. Bởi vì con dấu doanh nghiệp vô cùng quan trọng trong việc xác thực tính hợp pháp và pháp lý của doanh nghiệp. Chính vì vậy, mà doanh nghiệp không nên bỏ qua mà cần phải lưu ý xem xét kĩ những quy định con dấu doanh nghiệp. Dưới đây là những quy định con dấu doanh nghiệp:
Số lượng, hình thức, nội dung của con dấu doanh nghiệp
Theo quy định tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định con dấu doanh nghiệp là doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức con dấu của doanh nghiệp, số lượng và nội dung con dấu. Nội dung quy định con dấu doanh nghiệp phải thể hiện những thông tin về:
- Tên doanh nghiệp
- Mã số doanh nghiệp
Đến nay tại Điều 43 Luật doanh nghiệp 2020 thì doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp.
Điều này cho thấy doanh nghiệp sẽ toàn quyền quyết định về nội dung của con dấu doanh nghiệp sử dụng mà không bị ràng buộc bởi quy định của pháp luật.
Về số lượng:
Doanh nghiệp có thể có nhiều con dấu chứ không phải như trước đây chỉ có một con dấu. Tất cả các con dấu của công ty phải giống nhau về hình thức và nội dung.
Về hình thức:
Hình thức con dấu doanh nghiệp có thể ở bất kỳ hình dáng nào như: hình tròn, hình vuông, hình thoi, hình chữ nhật,…Còn về màu sắc thì doanh nghiệp có thể sử dụng bất kỳ màu mực nào từ xanh, đỏ, tím, vàng,…Kích thước con dấu của doanh nghiệp thì pháp luật sẽ không ràng buộc về quy định kích thước con dấu của doanh nghiệp, có thể có kích cỡ to hay nhỏ phụ thuộc vào quyết định của doanh nghiệp.
Về nội dung con dấu:
Thay vì quy định trước nội dung con dấu phải có tên công ty và mã số công ty thì bây giờ nội dung con dấu thì quy đinh mới là doanh nghiệp có quyền tự quyết về nội dung con dấu, có thể thêm các nội dung như logo, slogan hoặc các nội dung khác vào con dấu.
Điều kiện để sử dụng con dấu
Tại Điều 43 Luật doanh nghiệp 2020 quy định điều kiện để sử dụng con dấu:
- Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
- Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
- Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.
Thông báo mẫu dấu
Theo quy định ở Mục 2 Luật doanh nghiệp 2014 thì trước khi sử dụng doanh nghiệp phải có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Nhưng ngày nay đã thay đổi tại Luật doanh nghiệp 2020 đã bỏ những quy định trên, doanh nghiệp sẽ không cần phải thực hiện thông báo mẫu con dấu.
Quy định về quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp
Quy trình quản lý con dấu trong doanh nghiệp theo mục 3 Luật doanh nghiệp 2014 là việc quản lý, sử dụng và lưu trữ con dấu thực hiện theo quy định con dấu doanh nghiệp của Điều lệ công ty. Con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu.
Tuy nhiên, quy định này đã bị thay đổi bởi Mục 3 Luật doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp sẽ tự quyết định việc quản lý, sử dụng con dấu và không chịu sự kiểm soát của cơ quan như trước. Con dấu sẽ được cất giữ ở đâu, đóng dấu ở đâu và đóng dấu như thế nào đều phụ thuộc vào quyết định kinh doanh của công ty. Tất cả đều quyết định theo Điều lệ của công ty.
>>> Xem thêm: 6 điều kiện để thành lập doanh nghiệp
Thay đổi mẫu con dấu, mất dấu
Nếu doanh nghiệp muốn thay con dấu mới hoặc làm mất con dấu thì công ty có thể tự làm con dấu theo quy định mà không cần thiết phải thông báo mẫu con dấu đến trụ sở cơ quan đăng ký kinh doanh và công khai trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp.
Tóm lại, con dấu doanh nghiệp là yếu tố không thể thiếu trong việc đảm bảo tính pháp lý và hợp pháp của các văn bản, tài liệu trong hoạt động kinh doanh. Việc nắm vững và tuân thủ các quy định con dấu doanh nghiệp không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả mà còn tránh được những rủi ro pháp lý. Hy vọng bài viết trên sẽ giúp ích cho bạn về việc sử dụng con dấu doanh nghiệp.