Hướng dẫn làm thủ tục đăng ký mẫu con dấu doanh nghiệp

Con dấu là vật dụng không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Mẫu con dấu không chỉ đóng vai trò xác nhận tính pháp lý cho các văn bản, hợp đồng mà còn góp phần tạo dựng hình ảnh doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần phải đăng ký mẫu con dấu để đảm bảo tính hợp pháp doanh nghiệp. ONTAX sẽ chia sẻ những thông tin cần thiết về thủ tục đăng ký mẫu con dấu.

Mẫu con dấu là gì ?

Con dấu là vật thể được khắc dấu để sử dụng đóng dấu lên các văn bản, hợp đồng, tài liệu, tài liệu cho doanh nghiệp, con dấu này được khắc riêng để đại diện cho doanh nghiệp theo quy định con dấu doanh nghiệp. Với con dấu trên các văn bản hay tài liệu sẽ nhằm xác thực tính pháp lý và cam kết trách nhiệm của doanh nghiệp.

Mẫu con dấu là hình ảnh thể hiện thông tin về tổ chức, cá nhân sử dụng con dấu, được thể hiện bằng các chữ, số, ký hiệu được sắp xếp theo quy định trên khuôn dấu.

>> Xem thêm: Những quy định con dấu doanh nghiệp mới nhất

Các loại mẫu con dấu doanh nghiệp

Theo Mục 2 Điều 43 của Luật Doanh nghiệp 2020 quy định, doanh nghiệp có quyền tự do quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng các mẫu con dấu phổ biến sau:

Con dấu tròn

Con dấu tròn hay còn gọi là dấu pháp nhân, đây là loại con dấu bắt buộc mà mọi doanh nghiệp phải có, con dấu tròn này phải được đăng ký tại cơ quan công an và nó sẽ được sử dụng khi doanh nghiệp được cấp giấy chứng nhận.

Hình dạng con dấu tròn thường là hình tròn, có viền bao quanh. Nội dung bên trong con dấu bao gồm:

• Tên đầy đủ của doanh nghiệp
• Thông tin về mã số thuế của doanh nghiệp
• Địa chỉ đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp

Con dấu tròn thường được sử dụng để ký kết các văn bản pháp lý quan trọng của doanh nghiệp như: hợp đồng, hóa đơn, biên lai,…

Con dấu vuông

Con dấu vuông có hình dạng con dấu là hình vuông, loại con dấu này thường được sử dụng để ký kết các văn bản nội bộ của doanh nghiệp hoặc ký xác nhận đã nhận được tiền, hàng hóa,…

Nội dung bên trong con dấu vuông bao gồm những nội dung quan trọng của doanh nghiệp được thiết kế nằm bên trong con dấu theo quy định của pháp luật. Có rất nhiều loại dấu vuông với những mục đích và chức năng khác nhau như: con dấu chức danh, dấu mã số thuế, dấu logo doanh nghiệp.

Con dấu chữ nhật

Đây là loại con dấu có hình dạng hình chữ nhật, nội dung bên trong con dấu chữ nhật bao gồm:

• Tên đầy đủ của doanh nghiệp
• Mã số thuế của doanh nghiệp
• Nơi đặt trụ sở chính của doanh nghiệp

Con dấu hình chữ nhật có thể được làm bằng nhiều chất liệu khác nhau như: cao su, gỗ, nhựa,…

Con dấu điện tử

Loại con dấu này sử dụng chữ ký số để thay thế cho con dấu truyền thống. Con dấu điện tử có tính an toàn, bảo mật cao hơn so với con dấu truyền thống. Con dấu điện tử có thể được sử dụng để ký kết các văn bản điện tử, giao dịch điện tử.

Bên cạnh các loại mẫu dấu doanh nghiệp trên thì còn có các loại mẫu dấu khác như: dấu logo, dấu chữ ký,…

Điều kiện để doanh nghiệp được cấp con dấu

Có 2 trường hợp mà doanh nghiệp đủ điều kiện để được cấp con dấu:

• Doanh nghiệp chỉ nhận được mẫu con dấu khi đã hoàn tất mọi thủ tục thành lập công ty.
• Doanh nghiệp có được mẫu con dấu khi đã hoàn tất các bước thay đổi con dấu công ty.

Theo quy định mới của pháp luật thì doanh nghiệp hoàn toàn có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu nên chỉ cần doanh nghiệp thực hiện tốt ở khâu này thì doanh nghiệp đã đủ điều kiện cấp con dấu, điều này cũng giúp các doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng pháp lý của pháp luật.

Doanh nghiệp không cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh trước khi sử dụng.

>> Xem thêm: Tư vấn thành lập doanh nghiệp

Đối tượng có quyền sử dụng mẫu con dấu doanh nghiệp

Theo Mục 3 Điều 43 Luật doanh nghiệp 2020 quy định, việc quản lý và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành.

Vì vậy mà đối tượng có quyền sử dụng con dấu doanh nghiệp sẽ do ai có quyền giữ và sử dụng sẽ phụ thuộc vào trong quy định Điều lệ công ty, trong quy định sẽ ghi rõ ai là người quản lý việc lưu giữ và sử dụng con dấu.

Thông thường thì người sở hữu hoặc đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp sẽ là người có quyền sử dụng con dấu, có thể sử dụng con dấu trong các hợp đồng, giao dịch và mọi hoạt động khác trong công ty.

Thủ tục đăng ký mẫu con dấu doanh nghiệp

Làm thủ tục đăng ký con dấu doanh nghiệp là một bước rất quan trọng sau khi đăng ký thành lập doanh nghiệp và trước khi đưa doanh nghiệp vào hoạt động. Khi đã làm thủ tục đăng ký mẫu con dấu doanh nghiệp sẽ có thể sử dụng con dấu một cách hợp pháp. Có 2 thủ tục đăng ký mẫu con dấu doanh nghiệp:

• Thủ tục đăng ký mẫu con dấu doanh nghiệp trực tiếp
• Thủ tục đăng ký mẫu con dấu doanh nghiệp qua mạng điện tử

Hình 3: Thủ tục đăng ký mẫu con dấu doanh nghiệp

Thủ tục đăng ký mẫu con dấu doanh nghiệp trực tiếp

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Bước đầu tiên của thủ tục đăng ký mẫu con dấu doanh nghiệp trực tiếp là chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ đăng ký như:

• Giấy đề nghị quyết định sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp
• Thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu/số lượng con dấu của doanh nghiệp
• Thông báo về việc hủy mẫu con dấu của doanh nghiệp (trong trường hợp doanh nghiệp đăng ký mẫu con dấu mới).

Bước 2: Nộp hồ sơ

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ những tài liệu cần thiết cho thủ tục đăng ký mẫu con dấu thì doanh nghiệp bước tiếp theo là nộp hồ sơ. Trước khi nộp hồ sơ thì công ty cần phải gửi thông báo đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở để đăng thông báo về mẫu con dấu trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.

Người đại diện của công ty sẽ gửi hồ sơ trực tiếp về việc sử dụng mẫu dấu công ty đến Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi công ty đặt trụ sở.

Bước 3: Nhận kết quả

Khi Phòng đăng ký kinh doanh đã tiếp nhận hồ sơ của doanh nghiệp, cơ quan sẽ xem xét hồ sơ hợp lệ và đáp ứng các yêu cầu thì cơ quan sẽ trao giấy chứng nhận mẫu dấu doanh nghiệp và doanh nghiệp sẽ phải thực hiện đăng tải mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

>> Xem thêm: 3 Quy trình thành lập doanh nghiệp

Thủ tục đăng ký mẫu con dấu doanh nghiệp qua mạng điện tử

Bước 1: Tạo tài khoản đăng ký doanh nghiệp

Bước đầu tiên của thủ tục đăng ký mẫu con dấu doanh nghiệp qua mạng điện tử là tạo tài khoản đăng ký kinh doanh. 

Doanh nghiệp truy cập vào Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại dangkykinhdoanh.gov.vn.

Bước 2: Tạo hồ sơ

Doanh nghiệp sau khi truy cập vào Cổng thông tin quốc gia điện tử thì doanh nghiệp sẽ tiến hành tạo hồ sơ điện tử.

Việc đăng ký được thực hiện trên mạng điện tử theo các trình tự:

• Chọn cách thức nộp hồ sơ
• Chọn lại ảnh đăng ký trực tuyến
• Tìm kiếm công ty/đơn vị để thực hiện đăng ký thay đổi
• Chọn loại hồ sơ thay đổi
• Chọn loại tài liệu được gửi điện tử
• Xác nhận thông tin đăng ký

Bước 3: Kê khai thông tin trong hồ sơ

Để kê khai thông tin trong hồ sơ doanh nghiệp sẽ thực hiện những thông tin sau:

• Nhập các thông tin trên con dấu mẫu: Loại thông báo, ngày có hiệu lực, số con dấu.
• Điền thông tin người ký: Để ký vào đơn đăng ký kinh doanh, người ký phải sử dụng chữ ký số hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh.
• Nhập thông tin chức vụ của người chịu trách nhiệm vào mục tên công việc.
• Nhập thông tin liên hệ để nhận thông tin về trạng thái xử lý của yêu cầu.

Bước 4: Tải văn bản điện tử đính kèm hồ sơ mẫu dấu

Bước 5: Chuẩn bị hồ sơ

Sau khi doanh nghiệp điền đầy đủ thông tin, người khai báo có thể nhấn nút “Chuẩn bị”.

Doanh nghiệp sẽ nhập mã xác nhận hiển thị trên màn hình.

Bên dưới mã xác nhận sẽ hiển thị tên các văn phòng đăng ký công ty sẽ tiếp tục nhận nhu cầu. Hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo màu đỏ nếu yêu cầu vẫn thiếu thông tin. Người đăng ký phải bổ sung thông tin đầy đủ theo đúng tiêu chí và đầy đủ như đã nêu ở phần trên.

Bước 6: Ký số, xác nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử

Để tiến hành ký chữ ký số thì người đăng ký phải mở yêu cầu và nhấn nút “Ký”. Sau đó nhấn nút “Xác nhận”, máy tính sẽ tự động chạy chương trình để nhận dạng chữ ký số công cộng, sau đó nhấn nút “Ký số”, nhập mã PIN và cuối cùng khi hệ thống thông báo việc ký số thành công thì nhấn nút “Đóng”.

Bước 7: Nộp hồ sơ vào Phòng đăng ký kinh doanh

Khi hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia đã tiếp nhận thành công thì hồ sơ của người nộp đơn sẽ hiển thị trạng thái “Đã gửi”. Khi hồ sơ nộp thành công hệ thống sẽ hiển thị hai bản in trên tài khoản của người nộp đơn.

Bước 8: Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ đăng ký mẫu dấu

Vì đăng ký con dấu trên mạng điện tử nên doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi tình trạng hồ sơ. Nếu có sự sai sót về hồ sơ doanh nghiệp có thể sửa chữa bổ sung.

Bước 9: Nhận kết quả

Phòng Đăng ký kinh doanh để xem xét, xử lý hồ sơ đăng ký mẫu dấu mà doanh nghiệp đã nộp trực tiếp. Nếu hồ sơ hợp lệ thì người nộp hồ sơ sẽ được nhận email thông báo theo địa chỉ đã đăng ký.

Nhìn chung, làm mẫu con dấu doanh nghiệp là thủ tục quan trọng cần thực hiện khi đăng ký kinh doanh, đảm bảo tính hợp pháp và pháp lý cho các văn bản, hợp đồng của doanh nghiệp. Trong bài viết trên ONTAX đã mang lại cho bạn những thông tin hữu ích nhất về mẫu con dấu doanh nghiệp. Nếu bạn cần hỗ trợ về dịch vụ thành lập doanh nghiệp thì hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí.