Trong kinh doanh của ngành xây dựng không chỉ có yếu tố kỹ thuật và thi công thì kế toán xây dựng đóng vai trò then chốt cho việc quản lý tài chính hiệu quả cho doanh nghiệp. Họ sẽ là người đảm nhận việc ghi chép, thu nhận, phân tích, xử lý giao dịch tài chính cho doanh nghiệp. Trong bài viết này ONTAX sẽ đem đến cho bạn những thông tin hữu ích về kế toán xây dựng và quy trình làm việc hiệu quả.
Mục Lục Bài Viết
Kế toán xây dựng là gì ?
Kế toán xây dựng là người có nhiệm vụ ghi chép, theo dõi, phản ánh, lưu trữ các hồ sơ, giấy tờ và kiểm soát các hoạt động tài chính liên quan đến đầu tư, thi công và hoàn thành công trình xây dựng.
Hoạt động kế toán xây dựng bao gồm lập dự toán chi phí, hạch toán chi phí thi công, lập báo cáo tài chính, lưu kho vật tư thiết bị xây dựng,….Bộ phận này sẽ giúp doanh nghiệp có thể quản lý tài chính và đưa ra các phương hướng giải quyết phù hợp, tối đa hóa chi phí, đảm bảo các dự án được thành công.
>>Xem thêm: Kế toán doanh nghiệp là gì ?
Những đặc thù của kế toán xây dựng
Trong ngành xây dựng kế toán cũng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý hoạt động tài chính của doanh nghiệp. So với các lĩnh vực kế toán khác thì kế toán xây dựng có một số đặc thù riêng sau:
- Tính chất công việc phức tạp do các dự án xây dựng thường có quy mô lớn, kéo dài trong thời gian dài với nhiều hạng mục khác nhau, doanh thu và chi phí của dự án xây dựng cũng thường biến động. Do đó, kế toán sẽ phải theo dõi nhiều yếu tố như: chi phí, nguyên vật liệu, máy móc thiết bị,….
- Với những dự án có khối lượng, giá trị được xác định trước thì kế toán xây dựng sẽ thực hiện phân tích và hạch toán chi phí dựa trên dự toán trúng thầu. Với mục đích là để hiểu chi phí dự án và tính toán chúng chính xác hơn.
- Mỗi hạng mục đều phải có một dự toán riêng nên kế toán sẽ tách biệt chi phí và tập trung vào giá trị của từng dự án.
- Đối với mỗi dự án, kế toán sẽ nhóm tất cả các loại chi phí lại với nhau và đưa ra mức giá bằng hoặc gần bằng mức giá ghi trên báo giá. Trên cơ sở đó, kế toán sẽ xác định giá thành và đưa vào hạch toán từng khoản mục như chi phí xây dựng, mua nguyên vật liệu, máy móc thi công, nhân công,…
- Vì việc xây dựng phụ thuộc vào vị trí nên chi phí sẽ khác nhau tùy theo vị trí nên kế toán sẽ tìm mức giá hợp lý cho từng dự án và xác định mức tiêu hao nguyên vật liệu, ngày công,…
- Một dự án có thể cần phải được thực hiện trong một thời gian dài. Do đó, bộ phận kế toán cần chú ý đến thời điểm thu chi phí và theo dõi chặt chẽ các chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang của từng dự án.
- Nếu có vật tư thì kế toán xây dựng sẽ xem xét, cân đối sao cho đạt tiêu chuẩn yêu cầu theo dự án công trình. Kế toán xây dựng là người lập báo cáo nghiệm thu các hạng mục, công việc khi công trình hoàn thành. Kế toán xây dựng phải xuất hóa đơn để ghi nhận doanh thu từng công trình khi có biên bản nghiệm thu.
Các nghiệp vụ chính của kế toán xây dựng
Theo quy định tại Điều 4 Luật kế toán 2015 số 88/2015/QH13 quy định nhiệm vụ của kế toán sẽ thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán và nhiều nhiệm vụ khác. Còn đối với kế toán xây dựng sẽ bao gồm các nghiệp vụ chính sau:
- Liên tục theo dõi và theo dõi chặt chẽ dự toán để hỗ trợ nhanh chóng việc cung cấp nguyên liệu cho từng dự án đúng tiến bộ và đúng tiến độ.
- Lập và giám sát bảng lương nhân công dựa trên tiến độ của từng công trình.
- Giám sát chi phí máy móc xây dựng và chi phí chung cho từng dự án.
- Chuẩn bị, phân bổ chi phí và tính giá cho từng dự án và hạng mục của dự án đã được chấp nhận.
- Chuẩn bị báo cáo về tình trạng nguyên liệu, kế toán thuế hàng tháng và quý.
- Lập báo cáo cuối năm báo cáo tài chính và thực hiện quyết toán thuế theo quy định của nhà nước.
- Sắp xếp, lưu trữ sổ sách, hồ sơ nghiệm thu từng công đoạn, nghiệm thu hoàn thiện, thanh lý hợp đồng.
- So sánh số liệu giữa dự toán và kết quả thực tế. Đối chiếu chứng từ đầu vào và chi phí thực tế để lập kế hoạch cân đối đầu vào.
3 Quy trình làm việc của kế toán xây dựng
Kế toán xây dựng là một lĩnh vực đặc thù trong kế toán, có liên quan đến việc quản lý tài chính và chi phí trong các dự án xây dựng. Dù là một bộ phận nào đi nữa thì đều cần phải có một quy trình cụ thể. Dưới đây là quy trình làm việc của kế toán xây dựng:
Bước 1: Đọc, phân tích và bóc tách dự toán tính chi phí các công trình
Bước đầu tiên của quy trình làm việc của kế toán xây dựng là đọc, phân tích và bóc tách dự toán chi phí các công trình. Đối với bước này kế toán sẽ:
- Xác định chính xác các khoản chi phí cần thiết cho việc thi công công trình, đảm bảo hiệu quả và tránh lãng phí.
- Theo dõi, kiểm soát chi phí thi công công trình.
- Dữ liệu từ việc bóc tách dự toán được sử dụng để lập hồ sơ thanh toán cho các nhà thầu, nhà cung cấp vật tư, thiết bị.
- Cung cấp thông tin cho việc lập báo cáo tài chính về hoạt động đầu tư, thi công công trình.
Việc đọc, phân tích và bóc tách dự toán chi phí công trình sẽ giúp họ nắm được các vấn đề về tổng giá trị, thời hạn thi công, bảo hành, phương thức thanh toán,…công trình.
Kế toán xây dựng sẽ dựa vào các chỉ tiêu cụ thể về việc bóc tách chi phí:
- Chi phí mua nguyên vật liệu trực tiếp
- Chi phí thuê nhân công trực tiếp
- Chi phí cho hoạt động quản lý chung
Bước 2: Hạch toán các chi phí phát sinh
Bước tiếp theo sau bóc tách là hạch toán các chi phí phát sinh, nó sẽ bao gồm: chi phí nguyên vật liệu, chi phí trực tiếp thuê nhân công, phí quản lý chung.
Chi phí nguyên vật liệu:
- Kế toán xây dựng cần theo dõi, nắm bắt việc đưa vào chi phí nguyên vật liệu để đảm bảo ở mức quy định hay không.
- Cần xuất hóa đơn cho các chi phí phát sinh đã được phê duyệt.
- Sự chênh lệch về số lượng nguyên vật liệu khi xuất hóa đơn không được quá lớn, nếu không sẽ bị từ chối.
- Khi hạch toán chi phí nguyên vật liệu, kế toán phải áp dụng các phương pháp phù hợp.
Chi phí trực tiếp thuê nhân công:
- Kế toán xây dựng sẽ lập các hợp đồng thuê nhân công như thuê hợp đồng, thuê thời vụ.
- Kế toán lập và theo dõi bảng chấm công của nhân viên và phát hành bảng lương dựa trên tiến độ thi công.
- Việc hạch toán chi phí thuê lao động sẽ cần được phân bổ theo từng dự án cụ thể.
Phí quản lý chung:
- Phí bao gồm toàn bộ hoạt động xây dựng và lắp đặt trên dự án. Trên cơ sở này, kế toán xây dựng sẽ lập kế toán chi tiết.
- Chi phí mua và thuê máy móc thi công cho dự án.
- Tổng hợp chi phí và tính toán chi phí dự án.
Bước 3: Công việc của kế toán xây dựng giai đoạn cuối kỳ
Bước cuối cùng của quy trình làm việc của kế toán xây dựng, bao gồm:
- Lập báo cáo thuế, báo cáo tài chính theo tháng, quý, năm và tính doanh thu thuần của từng công trình.
- Lập báo cáo tài chính nội bộ theo yêu cầu của cấp trên.
- Sắp xếp và lưu trữ tất cả các hóa đơn, tài liệu, hồ sơ cho công việc và dự án.
- Quản lý các công việc liên quan đến tài chính.
- Giải trình số liệu tài chính cho cơ quan thuế nếu được yêu cầu.
>>Xem thêm: Quy trình 6 bước làm việc của kế toán doanh nghiệp
Yêu cầu của kế toán xây dựng cần phải có
Theo Điều 5 Luật kế toán 2015 số 88/2015/QH13 quy định về yêu cầu cần có của kế toán cũng như kế toán xây dựng:
- Nghiệp vụ kế toán tốt, am hiểu sâu sắc các kiến thức chuyên môn, hiểu về lĩnh vực xây dựng.
- Phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính.
- Phản ánh kịp thời, đúng thời gian quy định thông tin, số liệu kế toán.
- Rõ ràng, dễ hiểu và chính xác thông tin, số liệu kế toán.
- Phân loại, sắp xếp thông tin, số liệu kế toán theo trình tự, có hệ thống và có thể so sánh, kiểm chứng được.
- Trung thực, khách quan hiện trạng, bản chất sự việc, nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
Nhìn chung, kế toán xây dựng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc đảm bảo thành công cho các dự án xây dựng. Do đó, doanh nghiệp cần chú trọng đầu tư vào đội ngũ nhân viên kế toán cho chuyên môn cao, đồng thời áp dụng các giải pháp công nghệ tiên tiến với dịch vụ kế toán thuế để nâng cao hiệu quả công tác kế toán xây dựng.